Upravljanje s časom je ključnega pomena, saj je čas temelj vsega, kar naredite (ali ne naredite!). Ali ste vedeli, da se vsakič, ko se odločite, da nekaj naredite, hkrati odločite, da NE naredite vsega drugega na svetu? Drug način razmišljanja o času je, da je to vaše življenje - vse, kar dobite, je čas, ki ga je premalo, in ne veste, koliko ga je še na voljo.
Dobro je vedeti
Čeprav je nenavadno, če bi vedeli, koliko časa imate še na voljo, bi veliko bolje načrtovali in bili veliko bolj odločni, a ker nihče od nas ne ve, koliko časa imamo na voljo, se obnašamo, kot da bomo živeli večno, in zapravljamo dneve in leta. Toda nič več, saj boste pravkar prebrali to poročilo! Bistvo upravljanja s časom je, da ugotovimo, kaj je pomembno, in nato za pomembne stvari porabimo čim več časa. Večina od nas je pri tem precej slaba.
Ne posvečamo časa razmišljanju o tem, kaj je zares pomembno, in tudi če imamo o tem nejasne predstave, kot so morda naši bližnji, se pustimo zapeljati kratkoročnosti, kriznemu upravljanju, zamenjavi "nujnega" s "pomembnim", odlašanju, lenobi in prioritetam drugih ljudi, ki premagujejo naše lastne. Ali ste vedeli, da povprečen ameriški oče dnevno preživi le 4 minute s svojimi otroki? Pomembnost' je osebna izbira; povezana je z vašo vrednostjo in je odvisna od tega, kaj cenite.
Morda vam je nogomet pomemben, morda ne. Morda vam je pomembno vrtnarjenje ali glasba. Nihče drug vam ne more povedati, kaj je za vas pomembno. Končni rezultat pomembnosti NI, če to naredite - obstaja veliko nepomembnih stvari, ki jih je treba narediti, kot sta nakup hrane ali polnjenje avtomobila z antifrizom - ali opravijo katerega od prej omenjenih testov? Ne!
Končni rezultat pomembnosti je, koliko časa morate porabiti za to. Čim več časa morate porabiti za stvari, ki so dejansko pomembne. Prekršek je, če premalo časa vložite v pomembne stvari, ker ste ves čas zapravili za nepomembne stvari. In zaradi tega prekrška pozneje plačate ceno, ki je obžalovanje. Kriza" verjetno ni velik del vašega dneva (upam, da ne! Če ne morete preprečiti ponovitev, potem razvijajte sisteme, ki vam omogočajo hiter in enostaven odziv. Gasilci na primer poskušajo zmanjšati število hiš, ki jih uniči požar, tako s preprečevanjem kot s čim večjo sposobnostjo odzivanja.
Težave so verjetno veliko večji del vašega vsakdanjega življenja in so najpomembnejše področje, ki ga je treba doseči. Ne delaj tega" je podobno kot težave, vendar manj pereče. Težave so lahko prekinitve, slabo vodeni sestanki, večina elektronske pošte, zahteve sodelavcev in šefa, reševanje težav in odpravljanje napak ali splošne naloge in postopki "vzdrževanja". Obstaja pet strategij, s katerimi lahko zmanjšate porabo časa za vse te malenkosti. Nobena od njih ni enostavna, vendar če ne izberete nobene od njih (ali njihove kombinacije ), potem se boste znašli v šesti možnosti: reči da in potem tega ne narediti. To je slaba možnost! 1 Reči ne.
Ali ste samozavestni
To zahteva asertivnost, vendar čigavo je to življenje? Toda ali je sebično reči ne? Morda je, malo, ampak kdo bo poskrbel za vaše življenje in čas, če tega ne boste storili? In morda tudi posameznik, ki mu nameravate reči ne, postaja nekoliko sebičen, ko na vas izvaja pritisk, da morate storiti nekaj, česar ne želite?
- Pogajanja. Nekoliko bolj vljudno kot reči ne. Mogoče se je pogajati o tem, da boste za to porabili čas, da boste opravili le del naloge, da boste pri tem dobili pomoč ali da boste to opravili le enkrat. Če bi lahko vsak teden pridobili eno uro, bi vsako leto prihranili 50 ur - to je več kot en teden več, ki bi ga lahko imeli letno v življenju!
- Prenos pooblastil. Morda za vas ta možnost ne pride v poštev, če pa imate ljudi, ki delajo za vas, je ta možnost zelo pomembna. Delegacionirajte več! Ljudje imajo raje šefe, ki jim dodelijo preveč nalog, kot pa premalo. Nadzor in podpora skupaj z dodeljeno nalogo ne moreta spodleteti. Usposabljajte in opolnomočite jih, pa bodo to morda naredili celo bolje od vas!
- Dobro delo. Vsi perfekcionisti v tem ne boste uživali, vendar je za nekatere naloge smiselno. Ne dovolite, da vas perfekcionizem spravi na kant, da bi se ves dan ubadali z nepomembnimi stvarmi in ne bi imeli časa za pomembne stvari. Naj uredite zgoščenke ali se igrate z otroki? Ali naj izpopolnite načrt ali poročate o strategiji za naslednje leto?
- Zadnja možnost, in drugih ni, bi bili učinkovitejši sistemi. Ti so lahko računalniško podprti, lahko so samo seznami na papirju, lahko pa so to stvari, kot so ključi od avtomobila na kljukici, uporaba dveh toaletnih prostorov (enega za bele in enega za barvne) ali priprava predpakiranega potovalnega kovčka.
Kaj zdaj?
Ne glede na to, katere naloge se ponavljajo, vzpostavite sistem, s katerim boste to nalogo ustavili (npr. laminiran kontrolni seznam, boljše informacije na intranetu, jasne odgovornosti zaposlenih) ali pa jo pospešili (npr. urejene datoteke na računalniku, samodejni obrazci excel, urejena pisalna miza). Osnovni seznam vsega, kar morate storiti, vse zapisano na enem mestu. Lahko je v računalniku, na papirju, v dnevniku, na steni, na tabli, ni pomembno, vendar mora vsebovati vse velike stvari, ki jih boste naredili, včasih neznane.
Lahko jih imate dva, enega za dom in enega za službo. Seznam vsakodnevnih opravil, ki jih je treba opraviti. To je lahko košček papirja ali zapisano v vašem dnevniku ali morda z uporabo programa Outlook v računalniku. To so drobna opravila, ki jih boste zdaj opravili. Največ 10 postavk, napisanih kot vsakodnevna navada, bodisi prva stvar alibetter po mojem mnenju, ob koncu vsakega dneva pripravljena za drugo.
Potem lahko mirno spite. Dnevnik, ki je skromen, je vedno z vami in zajema delo in dom. Spet je lahko v obliki dlančnika ali papirnatega dnevnika, kar vam ustreza. Vse zapisujte na eno od teh treh mest. Če komu kaj obljubite, to zapišite v svoje sezname. Če vam kdo kaj obljubi, ugotovite, kdaj bo to storil, in to zapišite v svoj dnevnik za nadaljnje spremljanje. V ozadju vsega sta dve lastnosti ali sposobnosti, ki sta neizogibni: samodisciplina in asertivnost.
Vsaka težava, ki jo imate, kot je na primer vsaka potrata časa, izvira iz vas (pomanjkanje samodiscipline) ali iz drugih ljudi (pomanjkanje asertivnosti). Oboje morate nekako premagati. No, po mojem mnenju težave z neustrezno samodisciplino in asertivnostjo izhajajo iz tega, da nimate jasnih ciljev. Če nimate cilja, zakaj bi se ukvarjali z disciplino glede lastnega časa ali asertivnostjo, da bi ga branili? Če pa imate jasen cilj, ki vas navdušuje in ste odločeni, da ga dosežete, potem boste imeli bistveno prednost, ki jo potrebujete, da ga uresničite.
Ali ste vedeli?
Večina ljudi v življenju lebdi - ni čudno, da jim upravljanje časa ne gre najbolje od rok, saj zakaj bi jim moralo iti? Vaši življenjski cilji morajo zajemati tako dom kot službo, vključevati pa morajo stvari, ki jih radi počnete, in stvari, ki jih želite doseči. To pomeni stvari, ki bi jih radi v sedanjosti počeli več, in stvari, ki jih boste morali v sedanjosti početi, da boste v prihodnosti dosegli cilje, ki jih imate. Samo uživanje brez občutka dosežka dolgoročno ne bo zadostovalo, dosežek, vendar na račun tega, da ne uživate, pa tudi ni tisto, za kar gre v življenju.
Uživajte in dosegajte
Šport je, da počnete oboje! Mnogi med nami niso prepričani, kaj bi radi dosegli v življenju, in morda niti ne vedo povsem jasno, kaj jih osrečuje. Tisti, ki imajo strategijo, pa običajno mislijo na to, da bi dosegli nekaj pri delu in uživali zunaj njega. Vendar predlagam, da je končni načrt uživati tako v delu kot v času zunaj dela ter dosegati vredne cilje tako pri delu kot zunaj njega.
Kako bi to lahko storili? Rešitev je, da si zapišete, kaj morate opraviti doma in v službi, ter da si zapišete vse, kar radi počnete pri svojem delu in zunaj njega. Vse to podrobno zapišite v obliki, ki vam ustreza. Če imate zapisane jasne cilje, potem ste naredili prvi korak k njihovi uresničitvi. Pravzaprav ste naredili več kot začetni ukrep, saj se bo vaša podzavest zdaj osredotočila na doseganje teh postavk, ne da bi se tega sploh zavedali. Odkrili boste, da se stvari dogajajo kot po naključju, vendar to nikakor ni naključje. Torej v primeru, da imate jasne cilje, se boste bolje zavedali, kaj je bistveno in kaj ne.
Postali boste bolj samodisciplinirani in veliko bolj odločni v svojem času, vaša podzavest pa bo nenehno ustvarjala pravilne odločitve in vas seznanjala z informacijami, ki jih potrebujete, da boste v življenju prišli tja, kamor morate. Vendar ne pozabite, da so potrebni tudi vaši sistemi. Če imate tako cilje kot učinkovit sistem za vsakodnevno obvladovanje svojega dneva, potem boste videli čudovite rezultate. Cilji brez sistema je bodo povzročili razočaranje. Sistem brez ciljev pa je preprosto žalosten!