Управление временем жизненно важно, потому что время - это основа того, что вы делаете (или не делаете!). Знаете ли вы, что каждый раз, когда вы решаете что-то сделать, вы одновременно решаете НЕ делать все остальное на планете? Другой способ думать о времени заключается в том, что это ваша жизнь - все, что вы получаете, это время, его недостаточно, и вы не знаете, сколько еще осталось.
Хорошо знать
Хотя, как ни странно, если бы вы знали, сколько вам осталось, вы бы гораздо больше планировали и были бы гораздо более напористыми, но поскольку никто из нас не знает, сколько времени у нас есть, мы ведем себя так, будто будем жить вечно, и тратим дни и годы впустую. Но не более, ведь вы собираетесь прочитать этот отчет! Суть тайм-менеджмента заключается в том, чтобы понять, что важно, а затем тратить как можно больше времени на важные вещи. У большинства из нас это получается довольно плохо.
Мы не тратим время на размышления о том, что действительно важно, и даже если у нас есть смутные представления об этом, как, например, о наших близких, мы позволяем себе быть втянутыми в краткосрочную перспективу, кризисное управление, путая "срочное" с "важным", промедление, лень и приоритеты других людей, превосходящие наши собственные. Знаете ли вы, что средний американский отец проводит со своими детьми всего 4 минуты в день? Важность" - это личный выбор; это связано с вашей ценностью, и она зависит от того, что вы цените.
Может быть, футбол важен для вас, а может быть, и нет. Может быть, садоводство, а может быть, музыка. Никто другой не может сказать вам, что для вас важно. Конечным результатом важности является НЕ то, делаете ли вы это - есть множество неважных вещей, которые нужно делать, например, покупать еду или заливать антифриз в машину - проходят ли они некоторые из упомянутых ранее тестов? Нет!
Конечный результат значимости - это то, сколько времени вы должны на него потратить. Вы должны тратить как можно больше своего времени на то, что действительно имеет значение. Преступление заключается в том, что вы тратите слишком мало времени на важные вещи, потому что все ваше время было потрачено на неважные вещи. И за это преступление вы потом платите цену, и цена эта - сожаление. Кризис", вероятно, не является огромной суммой вашего дня (надеюсь, что нет! Если вы не можете предотвратить повторения, тогда разработайте системы, которые позволят вам быстро и легко реагировать. Например, пожарная бригада пытается свести к минимуму количество домов, уничтоженных огнем, как путем предотвращения, так и путем максимального увеличения способности реагировать.
Неприятности", скорее всего, составляют гораздо большую часть вашей повседневной жизни, и это самая важная область, на которую следует обратить внимание. Не делай этого" - это то же самое, что и "хлопоты", но менее насущные. Неприятности могут состоять из прерываний, неудачно проведенных совещаний, большинства электронных писем, просьб коллег и начальника, решения проблем и исправления ошибок или общих задач и процедур по "обслуживанию". Существует пять стратегий, которые вы можете использовать, чтобы сократить время, затрачиваемое на все эти мелочи. Ни одна из них не является легкой, но если вы не выберете ни одну из них (или их сочетание), то вы пойдете по шестому пути: скажете "да", а потом не сделаете. Это плохая альтернатива! 1 Сказать "нет".
Утверждаете ли вы
Это требует напористости, но чья это жизнь? Но разве это эгоистично - сказать "нет"? Возможно, немного да, но кто позаботится о вашей жизни и времени, если вы этого не сделаете? И может быть, человек, которому вы думаете сказать "нет", тоже становится в какой-то степени эгоистом, заставляя вас делать то, чего вы не хотите?
- Ведение переговоров. Вежливее, чем просто сказать "нет". Можно договориться о том, чтобы потратить на это время, сделать только часть дела, получить помощь или просто сделать это один раз. Если бы вы могли получать по часу каждую неделю, вы бы экономили 50 часов в год - это больше, чем дополнительная неделя в вашей жизни в год!
- Делегирование. Возможно, для вас это не вариант, но если у вас есть люди, работающие на вас, то это важный момент. Делегируйте больше! Люди предпочитают начальников, которые поручают слишком много, а не слишком мало. Контролируйте и поддерживайте, и порученное дело не может быть провалено. Обучайте и расширяйте возможности, и они могут даже делать это лучше, чем вы!
- Делать это хорошо. Всем вам, перфекционистам, это не понравится, но для некоторых задач, которые вы знаете, это имеет смысл. Не позволяйте перфекционизму опустить вас, чтобы вы весь день возились с незначительными вещами и не имели времени на важные дела. Должны ли вы расставить свои диски или поиграть с детьми? Должны ли вы довести до совершенства этот план или составить стратегию на следующий год?
- Последним вариантом, а других не существует, будет создание более эффективных систем. Это может быть компьютер, а может быть просто списки на бумаге, или такие вещи, как хранение ключей от машины на крючке, или использование двух туалетных столиков (один для белых, другой для цветных), или создание дорожной сумки, упакованной заранее.
Что теперь?
Какими бы ни были ваши повторяющиеся задачи, создайте систему, которая либо остановит проблему (например, ламинированный контрольный список, лучшая информация в интранете, четкие обязанности сотрудников), либо ускорит выполнение задачи (например, упорядоченные файлы на ПК, автоматические формы excel, организованный стол). Главный список всех дел, которые вы должны сделать, записанный в одном месте. Он может быть на компьютере, на бумаге, в вашем дневнике, на стене, на доске - неважно, но он должен содержать все крупные дела, которые вы собираетесь сделать, иногда неизвестные.
Их может быть два: один для дома, другой для работы. Ежедневный список дел, которые необходимо выполнить. Это может быть небольшой листок бумаги, или запись в вашем дневнике, или, может быть, с помощью Outlook на вашем компьютере. Это маленькие задания, которые вы будете выполнять сейчас. Не более 10 пунктов, написанных как ежедневная привычка либо первым делом, либо в конце каждого дня, подготовленного к новому.
Тогда вы сможете спать спокойно. Скромный дневник, который всегда с вами, и включает в себя работу и дом. Это может быть карманный КПК или бумажный журнал - все, что вам подходит. Записывайте все в одном из этих трех мест. Если вы кому-то что-то обещаете, запишите это в свои собственные списки. Если кто-то что-то обещает вам, узнайте, когда он это сделает, и запишите это в свой дневник, чтобы потом проследить за выполнением. В основе всего лежат два качества или способности, которые неизбежны: самодисциплина и напористость.
Каждая ваша проблема, как и каждая трата времени, исходит либо от вас (недостаток самодисциплины), либо от других людей (недостаток напористости). Каким-то образом вам нужно победить обе эти проблемы. Я считаю, что проблемы с недостаточной самодисциплиной и ассертивностью возникают из-за отсутствия четких целей. Если у вас нет цели, зачем вам утруждать себя дисциплиной в отношении собственного времени или быть напористым, чтобы защитить его? Но если у вас есть четкая цель, которая вам нравится, и вы полны решимости ее достичь, тогда у вас будет необходимое преимущество, чтобы воплотить ее в жизнь.
Знаете ли вы?
Большинство людей плывут по течению жизни - неудивительно, что их управление временем не на высоте, ведь почему оно должно быть таким? Ваши цели в жизни должны охватывать как дом, так и работу, и они должны включать то, что вам нравится делать, и то, чего вы хотите достичь. То есть то, что вы хотели бы делать больше в настоящем, и то, что вам нужно делать в настоящем, чтобы достичь будущих целей, которые у вас есть. Просто получать удовольствие без чувства достижения в долгосрочной перспективе будет недостаточно, а достижение ценой отсутствия удовольствия - это тоже не то, ради чего стоит жить.
Наслаждайтесь и достигайте
Спорт - это и то, и другое! Многие из нас не знают, чего хотели бы достичь в жизни, и, возможно, даже не совсем понимают, что делает нас счастливыми. А те, у кого есть стратегия, обычно имеют в виду достижение успехов на работе и получение удовольствия вне работы. Но я бы предположил, что конечный план состоит в том, чтобы получать удовольствие как от работы, так и от времени вне работы, и достигать достойных целей как на работе, так и вне ее.
Как же это сделать? Решение заключается в том, чтобы записать, что вам нужно сделать дома и на работе, а также записать все, что вам нравится делать на работе и вне ее. Запишите все подробно, в любом удобном для вас формате. Если у вас есть четко сформулированные цели, значит, вы сделали первый шаг к их достижению. И на самом деле вы сделали больше, чем первоначальную меру, потому что ваше подсознание теперь будет сосредоточено на достижении этих целей, и вы даже не будете знать, что оно это делает. Вы обнаружите, что все происходит как бы случайно, но это ни в коем случае не случайность. Поэтому, если у вас есть четкие цели, вы будете лучше понимать, что важно, а что нет.
Вы станете более самодисциплинированными и гораздо более напористыми в использовании своего времени, а ваше подсознание будет постоянно создавать маленькие правильные решения и давать вам информацию, которая вам необходима, чтобы привести вас туда, куда вам нужно идти в жизни. Но помните, что ваши системы также необходимы. Если у вас есть и цели, и эффективная система ежедневных действий, то вы увидите прекрасные результаты. Цели без системы приведут к разочарованию. Система без целей - это просто печально!