A gestão do tempo é vital, porque o tempo é a base do que se faz (ou não se faz!). Sabia que, de cada vez que escolhe fazer algo, está também a escolher simultaneamente NÃO fazer tudo o resto no planeta? Outra forma de pensar no tempo é que ele é a sua vida - tudo o que tem é tempo, não o suficiente, e não sabe quanto mais lhe resta.
É bom saber
Mas, por estranho que pareça, se soubéssemos quanto tempo nos resta, planearíamos muito mais e seríamos muito mais assertivos, mas como nenhum de nós sabe quanto tempo nos resta, agimos como se fôssemos viver para sempre e desperdiçamos os dias e os anos. Mas não mais, pois está prestes a ler esta reportagem! A essência da gestão do tempo consiste em saber o que é importante e, em seguida, dedicar o máximo de tempo possível às coisas importantes. A maioria de nós é bastante pobre neste domínio.
Não passamos o tempo a pensar no que é realmente importante e, mesmo que tenhamos ideias vagas sobre o assunto, como talvez os nossos entes queridos, deixamo-nos arrastar naturalmente pelo curto prazo, pela gestão de crises, por confundir "urgente" com "importante", pela procrastinação, pela preguiça e pelas prioridades dos outros, que superam as nossas. Sabia que o pai americano médio passa apenas 4 minutos por dia com os seus filhos? A "importância" é uma escolha pessoal; tem a ver com o nosso valor e depende daquilo que valorizamos.
Talvez o futebol seja importante para si, talvez não seja. Talvez a jardinagem seja, ou talvez a música seja. Ninguém mais pode dizer o que é importante para si. O resultado final da importância NÃO é se a faz - há muitas coisas sem importância que precisam de ser feitas, como comprar comida ou pôr anticongelante no carro - será que passam alguns dos testes mencionados anteriormente? Não!
O resultado final da importância é o tempo que deve despender com ela. Deve utilizar o máximo do seu tempo possível nas coisas que realmente importam. O crime é investir muito pouco tempo em coisas importantes porque todo o seu tempo foi desperdiçado em coisas sem importância. E, por causa desse crime, paga-se o preço mais tarde, e o custo é o arrependimento. A "crise" não é provavelmente uma grande parte do seu dia (espero que não!). Se não pode evitar repetições, desenvolva sistemas que lhe permitam reagir rápida e facilmente. Por exemplo, os bombeiros tentam reduzir ao mínimo o número de casas destruídas pelo fogo através da prevenção e da maximização da sua capacidade de reação.
O "aborrecimento" é provavelmente uma parte muito maior da sua vida quotidiana e é a área mais importante a atingir. Não o faça" é muito semelhante ao incómodo, mas menos urgente. O incómodo pode consistir em interrupções, reuniões mal geridas, a maioria dos e-mails, pedidos dos colegas, da equipa e do chefe, resolução de problemas e correção de erros ou tarefas e procedimentos gerais de "manutenção". Há cinco estratégias que pode utilizar para diminuir o tempo gasto com todas estas pequenas coisas. Nenhuma delas é fácil, mas se não escolher nenhuma delas (ou uma mistura delas), vai dar por si a tomar a sexta opção: dizer sim e depois não o fazer. Esta é uma má alternativa! 1 Dizer não.
É assertivo?
Isto requer assertividade, mas de quem é a vida? Mas será egoísta dizer não? Talvez seja, um pouco, mas quem é que vai cuidar da sua vida e do seu tempo se não o fizer? E talvez a pessoa a quem está a pensar dizer não esteja também a tornar-se um pouco egoísta ao pressioná-lo a fazer algo que não quer fazer?
- Negociar. Um pouco mais educado do que dizer não. É possível negociar para o fazer, para gastar tempo com ele, para fazer apenas uma parte, para obter ajuda ou para o fazer apenas uma vez. Se conseguisse obter uma hora por semana, pouparia 50 horas por ano - ou seja, mais do que uma semana extra que poderia ter na sua vida anualmente!
- Delegar. Pode não ser uma opção para si, mas se tem pessoas a trabalhar para si, esta é uma opção importante. Delegar mais! As pessoas preferem chefes que delegam demasiado em vez de pouco. Monitorize e apoie, e a tarefa atribuída não pode falhar. Forme e dê autonomia, e eles podem até fazê-lo melhor do que você!
- Fazer bem feito. Os perfeccionistas não vão gostar desta, mas para algumas tarefas faz sentido. Não deixe que o perfeccionismo o deite abaixo, para passar o dia todo a mexer em coisas insignificantes e não ter tempo para as coisas importantes. Deve organizar os seus CDs ou brincar com os seus filhos? Deve aperfeiçoar aquele plano ou fazer o relatório da estratégia para o próximo ano?
- A última opção, e não há mais ninguém, seria ter sistemas mais eficientes. Estes podem ser informatizados ou podem ser apenas listas em papel, ou podem ser coisas como manter as chaves do carro num gancho, ou usar dois lavabos (um para os brancos e outro para os de cor) ou fazer uma mala de viagem pré-embalada.
E agora?
Quaisquer que sejam as suas tarefas repetitivas, estabeleça um sistema para acabar com o problema (por exemplo, lista de verificação plastificada, melhor informação na intranet, responsabilidades claras do pessoal) ou para tornar a tarefa mais rápida (por exemplo, ficheiros organizados no computador, formulários Excel automáticos, secretária organizada). Uma lista principal de tudo o que tem de fazer, tudo escrito numa única área. Pode ser no computador, no papel, no seu diário, na parede, num quadro branco, não importa, mas deve conter todas as coisas importantes que vai fazer, por vezes desconhecidas.
Pode ter duas, uma para casa e outra para o trabalho. Uma lista de tarefas diárias a realizar. Pode ser um pequeno pedaço de papel, ou escrito no seu diário, ou talvez usando o Outlook no seu PC. Estas são as pequenas tarefas que vai fazer agora. Máximo de 10 itens, escritos como um hábito diário ou logo à primeira hora ou, na minha opinião, no final de cada dia preparado para outro.
Então pode dormir descansado. Um diário, que é modesto, está sempre consigo e abrange o trabalho e a casa. Mais uma vez, pode ser um PDA do tipo palm ou um diário em papel, o que funcionar para si. Escreva tudo num destes três locais. Se prometerem alguma coisa a alguém, escrevam-no nas vossas próprias listas. Se alguém lhe prometer alguma coisa, descubra quando o fará e escreva-o no seu diário para acompanhamento. Subjacentes a tudo isto estão dois atributos ou capacidades que são inevitáveis: a autodisciplina e a assertividade.
Todos os problemas que tem, tal como todas as perdas de tempo, ou vêm de si (falta de autodisciplina) ou de outras pessoas (falta de assertividade). De alguma forma, é preciso conquistar ambos. Bem, na minha opinião, os problemas de autodisciplina e assertividade inadequadas resultam da falta de objectivos claros. Se não tivermos um objetivo em mente, porque nos havemos de preocupar em ser disciplinados em relação ao nosso tempo, ou em ser assertivos para o defender? Mas se tiver um objetivo claro que o entusiasme e o determine a cumprir, então terá a vantagem essencial necessária para o concretizar.
Sabia que?
A maior parte das pessoas anda à deriva na vida - não admira que a sua gestão do tempo não seja óptima, porque porque haveria de ser? Os seus objectivos na vida têm de abranger tanto a casa como o trabalho, e têm de incluir coisas que gosta de fazer e coisas que quer alcançar. Ou seja, coisas que gostaria de fazer mais no presente e coisas que precisa de fazer no presente para atingir os objectivos futuros que tem. Divertir-se sem um sentimento de realização não será suficiente a longo prazo, e a realização à custa de não se divertir também não é o objetivo da vida.
Desfrutar e alcançar
O desporto é fazer as duas coisas! Muitos de nós não têm a certeza do que gostariam de alcançar na vida e talvez nem sequer saibam exatamente o que nos faz felizes. E aqueles que têm uma estratégia, normalmente pretendem realizar-se no trabalho e divertir-se fora dele. Mas eu sugeriria que o plano final é desfrutar tanto do trabalho como do tempo fora do trabalho, e atingir objectivos que valham a pena, tanto no trabalho como fora dele.
Então, como é que alguém pode fazer isso? Bem, a solução é escrever o que precisa de fazer em casa e no trabalho, e escrever tudo o que gosta de fazer no seu trabalho e fora dele. Escreva tudo ao pormenor, no formato que lhe for mais adequado. Se tem objectivos claros escritos, então já deu o primeiro passo para os alcançar. E, na verdade, fez mais do que a medida inicial, porque o seu subconsciente vai agora concentrar-se na concretização desses itens, sem que saiba que o está a fazer. Descobrirá que as coisas acontecem, como que por acaso, mas não é de forma alguma um acaso. Assim, se tiver objectivos claros, estará mais consciente do que é essencial e do que não é.
Tornar-se-á mais autodisciplinado e muito mais assertivo no seu tempo, e o seu subconsciente criará pequenas decisões constantemente correctas e dar-lhe-á a conhecer a informação de que necessita para o levar onde precisa de ir na vida. Mas lembre-se que os seus sistemas também são necessários. Se tiver objectivos e um sistema eficiente para gerir o seu dia diariamente, verá resultados maravilhosos. Os objectivos sem um sistema resultarão em desilusão. Um sistema sem objectivos é simplesmente triste!