Tidsstyring er livsviktig, fordi tid er grunnlaget for det du gjør (eller ikke gjør!). Visste du at hver gang du velger å gjøre noe, velger du samtidig å IKKE gjøre alt annet på planeten? En annen måte å tenke på tid på er at den er livet ditt - alt du får er tid, ikke nok av den, og du vet ikke hvor mye mer du har igjen.
Godt å vite
Men merkelig nok, hvis du visste hvor lenge du hadde igjen, ville du planlagt mye mer og vært mye mer selvsikker, men fordi ingen av oss vet hvor lang tid vi har igjen, oppfører vi oss som om vi skal leve evig, og vi kaster bort dagene og årene. Men nå er det slutt på det, for nå skal du lese denne rapporten! Kjernen i tidsstyring er å finne ut hva som er viktig, og deretter bruke så mye tid som mulig på det som er viktig. De fleste av oss er ganske dårlige til dette.
Vi bruker ikke tid på å tenke over hva som virkelig er viktig, og selv om vi har vage ideer om hva som er viktig, som for eksempel våre nærmeste, lar vi oss naturlig nok rive med av kortsiktighet, krisehåndtering, forveksling av "presserende" og "viktig", utsettelse, latskap og andres prioriteringer som går foran våre egne. Visste du at den gjennomsnittlige amerikanske faren bare tilbringer 4 minutter daglig med barna sine? "Viktighet" er et personlig valg; det handler om hva du er verdt, og det avhenger av hva du setter pris på.
Kanskje fotball er viktig for deg, kanskje ikke. Kanskje hagearbeid er det, eller kanskje musikk er det. Ingen andre kan fortelle deg hva som er viktig for deg. Sluttresultatet av viktighet er IKKE om du gjør det - det finnes mange uviktige ting som må gjøres, for eksempel å kjøpe mat eller fylle frostvæske på bilen - består de noen av testene som er nevnt tidligere? Nei!
Sluttresultatet av betydning er hvor lang tid du bør bruke på det. Du bør bruke så mye tid som mulig på det som faktisk betyr noe. Forbrytelsen er å bruke for lite tid på viktige ting fordi du har kastet bort all tiden på uviktige ting. Og på grunn av denne forbrytelsen betaler du prisen senere, og prisen er anger. Kriser utgjør sannsynligvis ikke en stor del av dagen din (det håper jeg i hvert fall ikke!). Hvis du ikke kan forhindre gjentakelser, bør du utvikle systemer som gjør det mulig å reagere raskt og enkelt. Brannvesenet forsøker for eksempel å minimere antall boliger som ødelegges av brann, både ved å forebygge og ved å maksimere reaksjonsevnen.
"Problemer" er sannsynligvis en mye større del av hverdagen din, og er det viktigste området å ta tak i. "Don't do it" er omtrent som "hassle", men mindre presserende. Det kan dreie seg om avbrytelser, dårlig gjennomførte møter, de fleste e-poster, forespørsler fra kolleger, team og sjefer, å ordne opp i problemer og fikse feil, eller generelle "vedlikeholdsoppgaver" og prosedyrer. Det finnes fem strategier du kan bruke for å redusere tiden du bruker på alle disse småtingene. Ingen av dem er enkle, men hvis du ikke velger noen av dem (eller en blanding av dem), vil du ende opp med å velge det sjette alternativet: å si ja og så ikke gjøre det. Dette er et dårlig alternativ! 1 Å si nei.
Er du selvsikker?
Dette krever selvsikkerhet, men hvem sitt liv er det? Men er det egoistisk å si nei? Kanskje det er det, litt, men hvem skal ta vare på livet og tiden din hvis du ikke gjør det? Og kanskje den du tenker på å si nei til, også blir litt egoistisk ved å presse deg til å gjøre noe du ikke har lyst til?
- Forhandle. Litt mer høflig enn å si nei. Det er mulig å forhandle om å bruke tid på det, bare gjøre en del av det, få hjelp til det eller bare gjøre det én gang. Hvis du kunne skaffe deg en time hver uke, ville du spare 50 timer hvert år - det er mer enn en uke ekstra i livet ditt hvert år!
- Delegere det. Dette er kanskje ikke et alternativ for deg, men hvis du har folk som jobber for deg, er dette en viktig oppgave. Deleger mer! Folk foretrekker sjefer som delegerer for mye fremfor for lite. Overvåk og støtt, sammen med den tildelte oppgaven kan ikke mislykkes. Lær opp og myndiggjør dem, så kan de til og med gjøre det bedre enn deg!
- Å gjøre det bra. Alle dere perfeksjonister der ute vil ikke like dette, men for noen oppgaver er det fornuftig. Ikke la perfeksjonismen ta knekken på deg, slik at du bruker hele dagen på ubetydelige ting og ikke har tid til det som er viktig. Skal du organisere CD-ene dine eller leke med barna? Skal du perfeksjonere den der planen eller rapportere om neste års strategi?
- Det siste alternativet, og det finnes ingen andre, er å ha mer effektive systemer. Det kan være datastyrt, eller det kan være lister på papir, eller det kan være ting som å henge bilnøklene på en krok, bruke to servantskap (ett for hvite og ett for fargede) eller lage en ferdigpakket reiseveske.
Hva nå?
Uansett hvilke oppgaver som gjentar seg, bør du etablere et system som enten stopper problemet (f.eks. laminerte sjekklister, bedre informasjon på intranettet, klare ansvarsområder for de ansatte) eller som gjør arbeidet raskere (f.eks. organiserte filer på PC-en, automatiske Excel-skjemaer, oversiktlig skrivebord). En hovedliste over alt du skal gjøre, samlet på ett sted. Det kan være på en datamaskin, på papir, i journalen din, på veggen, på en tavle, det spiller ingen rolle, men den bør inneholde alle de store tingene du skal gjøre, noen ganger ukjente.
Du kan ha to av dem, en for hjemmet og en for jobben. En liste over daglige gjøremål. Denne kan være på et lite stykke papir, skrevet i dagboken din eller kanskje i Outlook på PC-en. Dette er de små oppgavene du skal gjøre nå. Maksimalt 10 punkter, skrevet som en daglig vane, enten som det første du gjør, eller etter min mening på slutten av hver dag, forberedt på en ny dag.
Da kan du sove rolig. En dagbok som er beskjeden, som du alltid har med deg, og som omfatter både jobb og hjem. Igjen kan det være en PDA eller en papirdagbok, alt etter hva som passer for deg. Skriv ned alt på ett av disse tre stedene. Hvis du lover noe til noen, skriv det ned i dine egne lister. Hvis noen lover deg noe, finn ut når de skal gjøre det, og skriv det ned i dagboken din for oppfølging. Til grunn for alt dette ligger de to egenskapene eller evnene som er uunngåelige: selvdisiplin og selvsikkerhet.
Alle problemer du har, for eksempel alle tidstyver, kommer enten fra deg selv (mangel på selvdisiplin) eller fra andre mennesker (mangel på selvsikkerhet). På en eller annen måte må du få bukt med begge disse. Jeg mener at problemer med manglende selvdisiplin og selvsikkerhet skyldes at man ikke har klare mål. Hvis du ikke har noe mål for øyet, hvorfor skal du da bry deg om å være disiplinert når det gjelder din egen tid, eller være selvsikker for å forsvare den? Men hvis du har et klart mål som du brenner for og er fast bestemt på å nå, har du det nødvendige overtaket som skal til for å få det til å skje.
Visste du det?
De fleste mennesker flyter av gårde gjennom livet - ikke rart at tidsstyringen ikke er god, for hvorfor skulle den være det? Målene dine i livet må dekke både jobb og privatliv, og de må omfatte ting du liker å gjøre, og ting du ønsker å oppnå. Det vil si ting du ønsker å gjøre mer av i nåtiden, og ting du må gjøre i nåtiden for å nå de fremtidige målene du har satt deg. Å bare kose seg uten mestringsfølelse vil ikke være tilstrekkelig i det lange løp, og å oppnå noe på bekostning av å ikke kose seg er heller ikke det livet handler om.
Nyt og oppnå
Sporten er å gjøre begge deler! Mange av oss er usikre på hva vi ønsker å oppnå i livet, og kanskje ikke engang helt klare på hva som gjør oss lykkelige. Og de som har en strategi, mener som regel at de vil prestere på jobb og ha det gøy på fritiden. Men jeg vil påstå at den ultimate planen er å trives både på og utenfor jobben, og å oppnå verdifulle mål både på og utenfor jobben.
Så hvordan skal man gå frem for å gjøre det? Løsningen er å skrive ned hva du trenger å gjøre hjemme og på jobben, og å skrive ned alt du liker å gjøre i og utenfor jobben. Skriv det ned i detalj, i et format som passer for deg. Hvis du har skrevet ned klare mål, har du tatt det første skrittet mot å nå dem. Og du har faktisk gjort mer enn det første skrittet, for underbevisstheten din vil nå fokusere på å nå disse målene uten at du selv er klar over det. Du vil oppdage at ting skjer, som ved en tilfeldighet, men det er ikke tilfeldig på noen måte. Så hvis du har klare mål, vil du være mer bevisst på hva som er viktig og hva som ikke er det.
Du vil bli mer selvdisiplinert og mye mer selvhevdende i forhold til tiden din, og underbevisstheten din vil skape små beslutninger som hele tiden er riktige og vil gjøre deg oppmerksom på den informasjonen du trenger for å komme dit du vil i livet. Men husk at systemene dine også er nødvendige. Hvis du har både mål og et effektivt system for å håndtere hverdagen din, vil du se fantastiske resultater. Mål uten system vil resultere i skuffelse. Et system uten mål er bare trist!