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    Come gestire il tempo?

    La gestione del tempo è fondamentale, perché il tempo è la base di ciò che fate (o non fate!). Sapevate che ogni volta che scegliete di fare qualcosa state anche scegliendo di NON fare tutto il resto del pianeta? Un altro modo di pensare al tempo è che è la vostra vita: tutto ciò che avete è il tempo, non abbastanza, e non sapete quanto ne rimanga.

    Buono a sapersi

    Se sapeste quanto vi resta, fareste molta più pianificazione e sareste molto più risoluti, ma poiché nessuno di noi sa quanto tempo ci resta, ci comportiamo come se dovessimo vivere per sempre e sprechiamo i giorni e gli anni. Ma ora basta, perché state per leggere questa relazione! L'essenza della gestione del tempo consiste nel capire quali sono le cose importanti e nel dedicare il maggior tempo possibile a quelle importanti. La maggior parte di noi è piuttosto carente in questo senso.

    Non passiamo il tempo a pensare a ciò che è veramente importante e, anche se ne abbiamo un'idea vaga, come forse i nostri cari, ci lasciamo trascinare naturalmente dal breve termine, dalla gestione delle crisi, dallo scambiare "urgente" per "importante", dalla procrastinazione, dalla pigrizia e dalle priorità degli altri che battono le nostre. Sapevate che il padre americano medio trascorre solo 4 minuti al giorno con i suoi figli? L'"importanza" è una scelta personale, ha a che fare con il proprio valore e dipende da ciò che si apprezza.

    Forse il calcio è importante per voi, o forse no. Forse lo è il giardinaggio, o forse la musica. Nessun altro può dirvi cosa è importante per voi. Il risultato finale dell'importanza NON è se lo fate: ci sono molte cose non importanti che devono essere fatte, come comprare il cibo o mettere l'antigelo nella vostra auto - superano alcuni dei test menzionati in precedenza? No!

    Il risultato finale dell'importanza è il tempo che dovreste dedicare ad essa. Dovreste utilizzare la maggior parte del vostro tempo possibile per le cose che contano davvero. Il reato consiste nell'investire troppo poco tempo in cose importanti perché tutto il tempo è stato sprecato in cose non importanti. E a causa di questo reato si paga il prezzo più tardi, e il prezzo è il rimpianto. La "crisi" probabilmente non è una somma enorme della vostra giornata (spero proprio di no!). Se non potete evitare che si ripetano, allora sviluppate sistemi che vi permettano di reagire in modo rapido e semplice. Per esempio, i vigili del fuoco cercano di ridurre al minimo le case distrutte dagli incendi sia con la prevenzione che con la massimizzazione della loro capacità di reazione.

    La "seccatura" è probabilmente una parte molto più importante della vostra vita quotidiana ed è l'area più importante da colpire. Non farlo" è molto simile alle seccature, ma meno pressante. Le seccature possono essere interruzioni, riunioni mal gestite, la maggior parte delle e-mail, le richieste dei colleghi e del capo, la risoluzione di problemi e la correzione di errori, o in generale le attività e le procedure di 'manutenzione'. Ci sono cinque strategie che potete utilizzare per ridurre il tempo dedicato a queste piccole cose. Nessuna di esse è facile, ma se non ne scegliete nessuna (o un mix di esse) vi ritroverete ad adottare la sesta opzione: dire di sì e poi non farlo. Questa è una pessima alternativa! 1 Dire di no.

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    Siete assertivi

    Questo richiede assertività, ma di chi è la vita? Ma è egoista dire di no? Forse un po' lo è, ma chi si prenderà cura della vostra vita e del vostro tempo se non lo fate? E forse anche la persona a cui state pensando di dire di no sta diventando un po' egoista nel mettervi sotto pressione per fare qualcosa che non volete fare?

    • Negoziare. Un po' più educato che dire di no. È possibile negoziare per dedicargli tempo, per farne solo una parte, per farsi aiutare o per farlo solo una volta. Se riusciste a ottenere un'ora ogni settimana risparmiereste 50 ore all'anno, ovvero più di una settimana in più nella vostra vita all'anno!
    • Delegare. Forse per voi non è un'opzione, ma se avete persone che lavorano per voi, questa è un'opzione importante. Delegate di più! Le persone preferiscono i capi che assegnano troppo piuttosto che troppo poco. Monitorate e supportate, e il compito assegnato non può fallire. Formate e responsabilizzate i vostri collaboratori, che potrebbero persino farlo meglio di voi!
    • Farlo bene. Tutti i perfezionisti là fuori non apprezzeranno questa scelta, ma per alcuni compiti che conoscete ha senso. Non lasciate che il perfezionismo vi faccia crollare, per passare tutto il giorno a giocherellare con cose insignificanti e non avere tempo per le cose importanti. Dovete organizzare i vostri CD o giocare con i vostri figli? Dovete perfezionare quel piano o comunicare la strategia dell'anno prossimo?
    • L'ultima scelta, e non ce ne sono altre, sarebbe quella di dotarsi di sistemi più efficienti. Questi potrebbero essere computerizzati o semplicemente degli elenchi su carta, oppure potrebbero essere cose come tenere le chiavi dell'auto appese a un gancio, o usare due vanity (uno per i bianchi e uno per i colorati) o fare una borsa da viaggio preconfezionata.

    E adesso?

    Qualunque siano i vostri compiti ripetuti, stabilite un sistema per risolvere il problema (ad esempio, una lista di controllo plastificata, migliori informazioni su Intranet, responsabilità chiare del personale) o per rendere il compito più veloce (ad esempio, file organizzati sul pc, moduli excel automatici, scrivania organizzata). Un elenco generale di tutto ciò che dovete fare, scritto in un'unica area. Può essere su computer, su carta, sul diario, sul muro, su una lavagna, non importa, ma deve contenere tutte le cose importanti che farete, a volte sconosciute.

    Potreste averne due, uno per casa e uno per il lavoro. Un elenco giornaliero delle attività da svolgere. Potrebbe essere un piccolo foglio di carta, oppure scritto nel vostro diario, o magari utilizzando Outlook sul vostro PC. Questi sono i piccoli compiti che farete ora. Al massimo 10 voci, scritte come abitudine quotidiana o come prima cosa o, a mio avviso, alla fine di ogni giornata preparata per un'altra.

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    Così potrete dormire sonni tranquilli. Un diario, che sia modesto, sempre con voi e che comprenda il lavoro e la casa. Anche in questo caso può essere un palmare o un diario cartaceo, quello che va bene per voi. Scrivete tutto in uno di questi tre posti. Se promettete qualcosa a qualcuno, scrivetelo nei vostri elenchi. Se qualcuno vi promette qualcosa, scoprite quando lo farà e annotatelo nel vostro diario per il follow-up. Alla base di tutto ci sono due attributi o abilità inevitabili: l'autodisciplina e l'assertività.

    Ogni problema che avete, come ogni perdita di tempo, viene da voi (mancanza di autodisciplina) o da altre persone (mancanza di assertività). In qualche modo dovete conquistare entrambe le cose. A mio avviso, i problemi di autodisciplina e di assertività inadeguate derivano dal fatto che non si hanno obiettivi chiari. Se non avete un obiettivo in mente, perché dovreste preoccuparvi di essere disciplinati sul vostro tempo o di essere assertivi per difenderlo? Ma se avete un obiettivo chiaro che vi entusiasma e che siete determinati a raggiungere, allora avrete il vantaggio essenziale per realizzarlo.

    Lo sapevate?

    La maggior parte delle persone vive alla deriva: non c'è da stupirsi che la loro gestione del tempo non sia ottimale, perché dovrebbe esserlo? I vostri obiettivi nella vita devono riguardare sia la casa che il lavoro e devono includere le cose che vi piace fare e quelle che volete raggiungere. Vale a dire, le cose che vorreste fare di più nel presente e quelle che dovrete fare nel presente per raggiungere gli obiettivi futuri che avete. Divertirsi e basta, senza sentirsi realizzati, non sarà sufficiente a lungo termine, e nemmeno realizzarsi a costo di non divertirsi è il senso della vita.

    Divertimento e successo

    Lo sport è fare entrambe le cose! Molti di noi non sono sicuri di ciò che vorrebbero realizzare nella vita e forse non hanno nemmeno ben chiaro cosa ci rende felici. E chi ha una strategia, di solito intende realizzarsi sul lavoro e divertirsi fuori dal lavoro. Ma io suggerirei che il piano definitivo è quello di godersi sia il lavoro che il tempo fuori dal lavoro, e di raggiungere obiettivi validi sia nel lavoro che fuori dal lavoro.

    Come si fa a farlo? La soluzione è scrivere ciò che si deve realizzare a casa e al lavoro, e scrivere tutto ciò che ci piace fare nel lavoro e fuori dal lavoro. Scrivete tutto in modo dettagliato, nel formato più adatto a voi. Se avete scritto degli obiettivi chiari, avete fatto il primo passo per raggiungerli. E in realtà avete fatto più della misura iniziale, perché il vostro subconscio si concentrerà sul raggiungimento di questi obiettivi, senza che voi sappiate che lo sta facendo. Scoprirete che le cose accadono, come per caso, ma non è affatto un caso. Quindi, nel caso in cui abbiate obiettivi chiari, sarete più consapevoli di ciò che è essenziale e di ciò che non lo è.

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    Diventerete più autodisciplinati e molto più assertivi nel vostro tempo, e il vostro subconscio creerà piccole decisioni costantemente corrette e vi renderà consapevoli delle informazioni di cui avete bisogno per portarvi dove dovete andare nella vita. Ma ricordate che anche i vostri sistemi sono necessari. Se avete sia degli obiettivi che un sistema efficiente per gestire la vostra giornata quotidiana, vedrete dei risultati meravigliosi. Gli obiettivi senza un sistema si tradurranno in una delusione. Un sistema senza obiettivi è semplicemente triste!

     

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