Manajemen waktu sangat penting, karena waktu adalah dasar dari apa yang Anda lakukan (atau tidak lakukan!). Tahukah Anda bahwa setiap kali Anda memilih untuk melakukan sesuatu, Anda juga memilih untuk TIDAK melakukan hal lain di planet ini? Cara lain untuk berpikir tentang waktu adalah bahwa itu adalah hidup Anda - yang Anda dapatkan hanyalah waktu, tidak cukup, dan Anda tidak tahu seberapa banyak yang tersisa.
Senang mendengarnya
Meskipun anehnya, jika Anda tahu berapa banyak yang tersisa, Anda akan melakukan lebih banyak perencanaan dan menjadi jauh lebih tegas, tetapi karena tidak ada satupun dari kita yang tahu berapa lama waktu yang kita miliki, kita bertindak seolah-olah kita akan hidup selamanya, dan kita menyia-nyiakan hari-hari dan tahun-tahun itu. Tapi tidak lagi, karena Anda akan membaca laporan ini! Inti dari manajemen waktu adalah untuk mengetahui apa yang penting, dan kemudian menghabiskan waktu sebanyak mungkin untuk hal-hal yang penting. Sebagian besar dari kita sangat buruk dalam hal ini.
Kita tidak menghabiskan waktu untuk memikirkan apa yang benar-benar penting, dan bahkan jika kita memiliki gagasan yang samar-samar tentang hal itu, seperti mungkin orang yang kita cintai, kita membiarkan diri kita ditarik secara alami oleh pemikiran jangka pendek, manajemen krisis, salah mengartikan "mendesak" sebagai "penting", menunda-nunda, kemalasan, dan prioritas orang lain yang mengalahkan prioritas kita. Tahukah Anda bahwa rata-rata ayah di Amerika hanya menghabiskan waktu 4 menit setiap hari dengan anak-anaknya? 'Penting' adalah pilihan pribadi; ini berkaitan dengan nilai Anda, dan tergantung pada apa yang Anda hargai.
Mungkin sepak bola penting bagi Anda, mungkin juga tidak. Mungkin berkebun, atau mungkin musik. Tidak ada orang lain yang bisa memberi tahu Anda apa yang penting bagi Anda. Hasil akhir dari kepentingan adalah BUKAN jika Anda melakukannya - ada banyak hal yang tidak penting yang perlu dilakukan, seperti membeli makanan atau menaruh antibeku di mobil Anda - apakah mereka lulus beberapa tes yang disebutkan sebelumnya? Tidak!
Hasil akhir dari signifikansi adalah berapa lama Anda harus menghabiskan waktu untuk itu. Anda harus menggunakan waktu Anda sebanyak mungkin untuk hal-hal yang benar-benar penting. Pelanggarannya adalah menginvestasikan terlalu sedikit waktu untuk hal-hal yang penting karena semua waktu Anda dihabiskan untuk hal-hal yang tidak penting. Dan karena kejahatan ini, Anda harus membayar harganya di kemudian hari, dan harganya adalah penyesalan. Krisis mungkin tidak akan menghabiskan banyak waktu dalam hari Anda (semoga saja tidak! Jika Anda tidak dapat mencegahnya terulang, maka kembangkanlah sistem yang memungkinkan Anda untuk merespons dengan cepat dan mudah. Misalnya pemadam kebakaran berusaha untuk meminimalisir rumah yang hancur akibat kebakaran dengan melakukan pencegahan dan memaksimalkan kapasitas mereka untuk bereaksi.
Kerumitan' mungkin merupakan bagian yang jauh lebih besar dalam kehidupan sehari-hari Anda, dan merupakan area yang paling penting untuk disasar. Jangan lakukan itu' hampir sama dengan kerumitan namun tidak terlalu mendesak. Kerumitan dapat terdiri dari interupsi, rapat yang berjalan buruk, banyaknya email, permintaan dari rekan kerja dan atasan, menyelesaikan masalah dan memperbaiki kesalahan, atau tugas dan prosedur 'pemeliharaan' secara keseluruhan. Ada lima strategi yang bisa Anda gunakan untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk hal-hal kecil ini. Tak satu pun dari mereka yang mudah, tetapi jika Anda tidak memilih salah satu dari mereka (atau gabungan dari mereka) maka Anda akan menemukan diri Anda mengambil pilihan keenam: mengatakan ya dan kemudian tidak melakukannya. Ini adalah alternatif yang buruk! 1 Mengatakan tidak.
Apakah Anda tegas
Hal ini membutuhkan ketegasan, tetapi ini hidup siapa? Tetapi apakah egois untuk mengatakan tidak? Mungkin iya, sedikit, tapi siapa yang akan menjaga hidup dan waktu Anda jika Anda tidak melakukannya? Dan mungkin orang yang Anda pikirkan untuk mengatakan tidak juga menjadi agak egois karena menempatkan Anda di bawah tekanan untuk melakukan sesuatu yang tidak ingin Anda lakukan?
- Bernegosiasi. Sedikit lebih sopan daripada mengatakan tidak. Anda dapat bernegosiasi untuk melakukan pekerjaan tersebut untuk meluangkan waktu, hanya melakukan sebagian saja, mendapatkan bantuan, atau melakukannya sekali saja. Jika Anda bisa mendapatkan satu jam setiap minggu, Anda akan menghemat 50 jam setiap tahun - itu lebih dari satu minggu ekstra yang mungkin Anda miliki dalam hidup Anda setiap tahun!
- Mendelegasikannya. Mungkin bukan pilihan bagi Anda, namun jika Anda memiliki orang yang bekerja untuk Anda, maka ini adalah pilihan yang besar. Delegasikan lebih banyak! Orang-orang lebih menyukai atasan yang memberikan tugas terlalu banyak daripada terlalu sedikit. Pantau dan dukunglah, serta tugas yang diberikan tidak boleh gagal. Latih dan berdayakan, dan mereka bahkan mungkin melakukannya lebih baik dari Anda!
- Melakukannya dengan baik. Semua orang perfeksionis di luar sana tidak akan menikmati yang satu ini, tetapi untuk beberapa tugas, Anda tahu ini masuk akal. Jangan biarkan perfeksionisme mengecewakan Anda, untuk menghabiskan waktu seharian mengutak-atik hal-hal yang tidak penting dan tidak punya waktu untuk hal-hal yang penting. Haruskah Anda mengatur CD Anda atau bermain dengan anak-anak Anda? Haruskah Anda menyempurnakan rencana atau laporan strategi tahun depan?
- Pilihan terakhir, dan tidak ada pilihan lain, adalah memiliki sistem yang lebih efisien. Sistem ini bisa jadi terkomputerisasi atau hanya berupa daftar di atas kertas, atau bisa juga berupa hal-hal seperti menyimpan kunci mobil Anda di gantungan, atau menggunakan dua meja rias (satu untuk yang berwarna putih dan satu lagi untuk yang berwarna) atau membuat tas jinjing yang sudah dikemas.
Apa sekarang?
Apapun tugas Anda yang berulang, buatlah sebuah sistem untuk menghentikan masalah tersebut (misalnya daftar periksa yang dilaminasi, informasi yang lebih baik di intranet, tanggung jawab staf yang jelas) atau untuk membuat tugas menjadi lebih cepat (misalnya file-file yang terorganisir di komputer, formulir excel otomatis, meja kerja yang terorganisir). Daftar utama dari semua yang harus Anda lakukan, semua dituliskan di satu area. Bisa di komputer, di kertas, di jurnal, di dinding, di papan tulis, tidak masalah, tetapi harus berisi semua hal besar yang akan Anda lakukan, yang terkadang tidak diketahui.
Anda bisa memiliki dua di antaranya, satu untuk di rumah dan satu lagi untuk di kantor. Daftar pekerjaan harian yang harus dilakukan. Ini mungkin berupa selembar kertas kecil, atau ditulis dalam jurnal Anda, atau mungkin menggunakan Outlook di PC Anda. Ini adalah tugas-tugas kecil yang akan Anda lakukan sekarang. Maksimal 10 item, ditulis sebagai kebiasaan harian baik hal pertama atau lebih baik menurut saya, di akhir setiap hari disiapkan untuk yang lain.
Kemudian Anda bisa tidur dengan tenang. Sebuah jurnal, yang sederhana, selalu bersama Anda, dan terdiri dari pekerjaan dan rumah. Sekali lagi, ini bisa berupa PDA tipe telapak tangan atau jurnal kertas, apa pun yang cocok untuk Anda. Tuliskan semuanya di salah satu dari tiga tempat tersebut. Jika Anda menjanjikan sesuatu kepada seseorang, tulislah dalam daftar Anda sendiri. Jika seseorang menjanjikan sesuatu kepada Anda, cari tahu kapan mereka akan melakukannya, dan tuliskan dalam jurnal Anda untuk ditindaklanjuti. Yang mendasari semua itu adalah dua atribut atau kemampuan yang tidak bisa dihindari: disiplin diri dan ketegasan.
Setiap masalah yang Anda hadapi, seperti pemboros waktu, bisa berasal dari diri Anda sendiri (kurangnya disiplin diri) atau dari orang lain (kurangnya ketegasan). Entah bagaimana, Anda harus menaklukkan keduanya. Menurut saya, masalah kurangnya disiplin diri dan ketegasan berasal dari tidak adanya target yang jelas. Jika Anda tidak memiliki tujuan dalam pikiran Anda, mengapa Anda harus repot-repot untuk menjadi disiplin dengan waktu Anda sendiri, atau menjadi tegas untuk mempertahankannya? Namun, jika Anda memiliki tujuan yang jelas yang membuat Anda bersemangat dan bertekad untuk mencapainya, maka Anda akan memiliki keunggulan yang diperlukan untuk mewujudkannya.
Apa kau tahu?
Kebanyakan orang menjalani hidup tanpa arah - tidak heran jika manajemen waktu mereka tidak baik, karena mengapa harus begitu? Tujuan hidup Anda harus mencakup rumah dan pekerjaan, dan tujuan tersebut harus mencakup hal-hal yang Anda sukai dan hal-hal yang ingin Anda capai. Dengan kata lain, hal-hal yang ingin Anda lakukan lebih banyak di masa sekarang, dan hal-hal yang perlu Anda lakukan di masa sekarang untuk mencapai tujuan masa depan yang Anda miliki. Hanya menikmati diri sendiri tanpa perasaan pencapaian tidak akan cukup dalam jangka panjang, dan pencapaian tetapi dengan mengorbankan tidak menikmati diri sendiri juga bukan merupakan tujuan dari hidup.
Nikmati dan Raihlah
Olahraga adalah untuk melakukan keduanya! Banyak dari kita yang tidak yakin tentang apa yang ingin kita capai dalam hidup, dan bahkan mungkin tidak tahu sama sekali apa yang membuat kita bahagia. Dan mereka yang memiliki strategi biasanya bermaksud untuk berprestasi di tempat kerja dan bersenang-senang di luar pekerjaan. Namun saya menyarankan agar rencana utamanya adalah menikmati pekerjaan dan waktu Anda di luar pekerjaan, dan untuk mencapai tujuan yang berharga baik dalam pekerjaan maupun di luar pekerjaan.
Jadi, bagaimana seseorang bisa melakukannya? Solusinya adalah dengan menuliskan apa yang harus Anda capai di rumah dan di tempat kerja, serta menuliskan semua hal yang Anda sukai dalam pekerjaan dan di luar pekerjaan. Tuliskan secara rinci, dalam format apa pun yang cocok untuk Anda. Jika Anda sudah menuliskan tujuan yang jelas, maka Anda sudah membuat langkah pertama untuk mencapainya. Dan pada kenyataannya Anda telah membuat lebih dari langkah awal, karena alam bawah sadar Anda sekarang akan fokus untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, tanpa Anda sadari. Anda akan menemukan bahwa hal-hal tersebut terjadi, seperti secara kebetulan, tetapi itu bukanlah kebetulan. Jadi, jika Anda memiliki tujuan yang jelas, Anda akan lebih sadar akan apa yang penting dan apa yang tidak penting.
Anda akan menjadi lebih disiplin dan jauh lebih tegas dalam waktu Anda, dan alam bawah sadar Anda akan membuat keputusan-keputusan kecil yang benar secara konstan dan akan membuat Anda sadar akan informasi yang Anda butuhkan untuk membawa Anda ke tempat yang harus Anda tuju dalam hidup. Tapi ingatlah bahwa sistem Anda juga diperlukan. Jika Anda memiliki tujuan dan sistem yang efisien untuk menangani hari Anda setiap hari maka Anda akan melihat hasil yang luar biasa. Tujuan tanpa sistem akan menghasilkan kekecewaan. Sebuah sistem tanpa target hanya akan menyedihkan!