Az időgazdálkodás létfontosságú, mert az idő az alapja annak, amit teszel (vagy nem teszel!) . Tudtad, hogy minden egyes alkalommal, amikor úgy döntesz, hogy megteszel valamit, egyúttal azt is választod, hogy NEM teszel meg minden mást a bolygón? Egy másik módja annak, hogy úgy gondolkodj az időről, hogy ez az életed - minden, amit kapsz, az idő, nem elég belőle, és nem tudod, hogy pontosan mennyi van még hátra.
Jó tudni
Bár furcsa módon, ha tudnánk, mennyi időnk van hátra, sokkal többet terveznénk és sokkal határozottabban lépnénk fel, de mivel egyikünk sem tudja, mennyi időnk van hátra, úgy teszünk, mintha örökké élnénk, és elpazaroljuk a napokat és az éveket. De nincs tovább, hiszen most ezt a beszámolót fogod olvasni! Az időgazdálkodás lényege, hogy kitaláljuk, mi a fontos, majd a lehető legtöbb időt fordítsuk a fontos dolgokra. A legtöbben elég gyengék vagyunk ebben.
Nem töltünk időt azzal, hogy elgondolkodjunk azon, hogy mi az, ami igazán fontos, és még ha vannak is homályos elképzeléseink erről, mint például a szeretteink, hagyjuk, hogy a rövid távú gondolkodás, a válságkezelés, a "sürgető" és a "fontos" összetévesztése, a halogatás, a lustaság és a mások prioritásai a sajátunk felett járjanak. Tudtad, hogy az átlagos amerikai apa naponta mindössze 4 percet tölt a gyerekeivel? A "fontosság" személyes választás; az értékünkkel kapcsolatos, és attól függ, hogy mit értékelünk.
Lehet, hogy a futball fontos neked, lehet, hogy nem. Talán a kertészkedés, talán a zene. Senki más nem mondhatja meg, hogy mi a fontos számodra. A fontosság végeredménye NEM az, hogy megteszed-e - rengeteg nem fontos dolog van, amit meg kell tenni, például élelmiszert vásárolni vagy fagyálló folyadékot tenni az autódba - vajon ezek megfelelnek-e a korábban említett tesztek valamelyikén? Nem!
A jelentőség végeredménye az, hogy mennyi időt kell vele töltenie. A lehető legtöbb időt kell arra fordítania, ami valóban számít. Az a baj, ha túl kevés időt fordítasz a fontos dolgokra, mert az összes idődet elpazaroltad a lényegtelen dolgokra. És e bűn miatt később megfizeted az árát, és az ár a megbánás. A "válság" valószínűleg nem egy hatalmas összeg a napodból (nos, remélem, hogy nem! Ha nem tudod megelőzni az ismétlődéseket, akkor dolgozz ki olyan rendszereket, amelyek lehetővé teszik, hogy gyorsan és könnyen reagálj. A tűzoltóság például a megelőzéssel és a reagálóképességük maximalizálásával igyekszik minimalizálni a tűz által elpusztított otthonok számát.
A "gondok" valószínűleg sokkal nagyobb részét képezik a mindennapi életének, és ez a legfontosabb terület, amelyet meg kell érintenie. A "Ne csináld" nagyjából olyan, mint a "gond", de kevésbé sürgető. A gondot jelenthetik a megszakítások, a rosszul lebonyolított megbeszélések, a legtöbb e-mail, a kollégák, a csapat és a főnök kérései, a problémák megoldása és a hibák kijavítása, vagy az általános "karbantartási" feladatok és eljárások. Öt stratégiát alkalmazhatsz, hogy csökkentsd az ilyen apróságokra fordított időt. Egyik sem könnyű, de ha egyiket sem választja (vagy ezek bármelyikét vegyesen ), akkor a hatodik lehetőséget fogja választani: igent mond, majd nem teszi meg. Ez egy rossz alternatíva! 1 Nemet mondani.
Ön asszertív
Ehhez asszertivitásra van szükség, de kinek az életéről van szó? De vajon önző dolog-e nemet mondani? Talán egy kicsit az, de ki fog vigyázni az életedre és az idődre, ha nem teszed? És lehet, hogy az az egyén, akinek nemet akarsz mondani, szintén kissé önzővé válik azzal, hogy nyomást gyakorol rád, hogy olyasmit tegyél, amit nem szeretnél?
- Tárgyalás. Egy kicsit udvariasabb, mint nemet mondani. Lehet tárgyalni arról, hogy megcsináljuk, hogy időt szánjunk rá, hogy csak egy részét csináljuk meg, hogy segítséget kapjunk hozzá, vagy hogy csak egyszer csináljuk meg. Ha hetente egy órát tudnál szerezni, évente 50 órát spórolnál meg - ez több, mint egy héttel több, mint amennyit az életedben évente kaphatnál!
- Delegálás. Lehet, hogy ez nem egy lehetőség az Ön számára, de ha az Ön számára dolgoznak emberek, akkor ez egy nagy lehetőség. Delegáljon többet! Az emberek jobban szeretik azokat a főnököket, akik túl sokat osztanak ki, mint a túl keveset. A felügyelet és a támogatás, valamint a kiadott feladat nem maradhat el. Képezd és hatalmazd fel őket, és még az is lehet, hogy jobban csinálják, mint te!
- Jól csinálja. Ti maximalisták nem fogjátok ezt élvezni, de néhány feladatnál, amiről tudjátok, hogy van értelme. Ne hagyjátok, hogy a perfekcionizmus elnyomjon benneteket, hogy egész nap jelentéktelen dolgokkal bíbelődjetek, és ne legyen időtök a fontos dolgokra. Rendezd a CD-ket, vagy játssz a gyerekeiddel? Tökéletesítsd azt a tervet, vagy jelentse be a jövő évi stratégiát?
- Az utolsó lehetőség, és nincs más, az lenne, ha hatékonyabb rendszerek lennének. Ezek lehetnek számítógépesítettek, de lehetnek csak papíralapú listák is, vagy olyan dolgok, mint például a kocsikulcsok kampón tartása, vagy két hiúságtartó használata (egy a fehéreknek és egy a színeseknek), vagy egy előre csomagolt utazótáska készítése.
Most mi lesz?
Bármilyen ismétlődő feladatot is végezzen, hozzon létre egy rendszert, amely vagy megszünteti a problémát (pl. laminált ellenőrzőlista, jobb tájékoztatás az intraneten, a személyzet egyértelmű felelősségi köre), vagy felgyorsítja a feladatot (pl. a számítógépen rendezett fájlok, automatikus excel űrlapok, szervezett íróasztal). Egy mesterlista minden tennivalóról, egy helyre írva. Ez lehet számítógépen, papíron, a naplódban, a falon, táblán, mindegy, de tartalmazzon minden nagy, néha ismeretlen dolgot, amit el fogsz végezni.
Kettő is lehet belőlük, egy otthoni és egy munkahelyi. Egy napi elvégzendő feladatok listája. Ez lehet egy kis papír, vagy írhatod a naplódba, esetleg használhatod az Outlookot a számítógépeden. Ezek azok az apró feladatok, amelyeket most fogsz elvégezni. Maximum 10 tétel, napi szokásként megírva vagy első dolgot vagymeglátásom szerint minden nap végén felkészülve egy újabbra.
Akkor nyugodtan aludhatsz. Egy napló, amely szerény, mindig veled van, és magában foglalja a munkát és az otthont. Ez is lehet egy tenyérbe helyezhető PDA vagy egy papír napló, bármi is legyen az, ami neked megfelel. Mindent írj le e három hely valamelyikére. Ha bárkinek ígérsz valamit, írd le a saját listáidba. Ha bárki ígér neked valamit, derítsd ki, hogy mikor fogja teljesíteni, és írd le a naplódba, hogy nyomon követhesd. Mindezek mögött ott van az a két tulajdonság vagy képesség, ami elkerülhetetlen: az önfegyelem és az asszertivitás.
Minden problémád, például minden időpazarlás, vagy tőled (az önfegyelem hiánya), vagy másoktól (az asszertivitás hiánya) származik. Valahogyan mindkettőt le kell győznöd. Nos, véleményem szerint a nem megfelelő önfegyelemmel és az asszertivitással kapcsolatos problémák abból erednek, hogy nincsenek világos céljaid. Ha nincs cél a fejedben, akkor miért kellene azzal foglalkoznod, hogy fegyelmezett legyél a saját időddel kapcsolatban, vagy hogy asszertív legyél, hogy megvédd azt? Abban az esetben azonban, ha van egy világos célod, ami izgat, és amit elszántan el akarsz érni, akkor megvan a szükséges előnyöd ahhoz, hogy megvalósítsd.
Tudtad?
A legtöbb ember sodródik az életben - nem csoda, hogy az időgazdálkodásuk nem nagyszerű, mert miért is lenne az? Az életcéljaidnak az otthonodra és a munkádra is ki kell terjedniük, és olyan dolgokat kell tartalmazniuk, amelyeket szívesen csinálsz, és olyanokat, amelyeket el akarsz érni. Vagyis olyan dolgokat, amelyeket a jelenben szeretne többet csinálni, és olyanokat, amelyeket a jelenben kell megtennie ahhoz, hogy elérje a jövőbeli céljait, amelyekkel rendelkezik. Csak élvezni önmagadat a teljesítmény érzése nélkül hosszú távon nem lesz elegendő, és a teljesítmény, de annak árán, hogy nem élvezed magad, szintén nem az élet lényege.
Élvezze és érje el
A sport az, hogy mindkettőt csináljuk! Sokan közülünk bizonytalanok vagyunk abban, hogy mit szeretnénk elérni az életben, és talán még azzal sem vagyunk teljesen tisztában, hogy mi tesz minket boldoggá. Akiknek pedig van stratégiájuk, azok általában arra gondolnak, hogy a munkában teljesíteni akarnak, és a munkán kívül jól érzik magukat. Én azonban azt javasolnám, hogy a végső terv az, hogy mind a munkát, mind a munkán kívüli időt élvezzük, és mind a munkában, mind a munkán kívül elérjük az értékes célokat.
Hogyan is tehetné ezt meg valaki? Nos, a megoldás az, hogy írja le, mit kell elvégeznie otthon és a munkahelyén, és írja le mindazt, amit szívesen csinál a munkájában és a munkáján kívül. Írd le részletesen, bármilyen, számodra megfelelő formátumban. Ha világos céljaid vannak leírva, akkor megtetted az első lépést a célok elérése felé. Sőt, a kezdeti lépésnél többet is tettél, mert a tudatalattid mostantól ezeknek a tételeknek az elérésére fog összpontosítani, anélkül, hogy tudnád, hogy ezt teszi. Rá fogsz jönni, hogy a dolgok úgy történnek, mintha véletlenül történnének, de ez semmiképpen sem véletlen. Abban az esetben tehát, ha világos céljaid vannak, jobban tisztában leszel azzal, hogy mi a lényeges és mi nem.
Önfegyelmezettebbé és sokkal magabiztosabban fogod használni az idődet, a tudatalattid pedig folyamatosan helyes kis döntéseket hoz létre, és tudatosítja benned azokat az információkat, amelyekre szükséged van ahhoz, hogy eljuss oda, ahová az életben el kell jutnod. De ne feledd, hogy a rendszereidre is szükség van. Ha vannak céljaid és egy hatékony rendszered is a napod napi kezeléséhez, akkor csodálatos eredményeket fogsz látni. Célok nélkül rendszer nélkül csalódást fog eredményezni. Egy rendszer célok nélkül csak szomorú!