Ajanhallinta on elintärkeää, koska aika on perusta sille, mitä teet (tai et tee!) . Tiesitkö, että joka kerta, kun päätät tehdä jotain, päätät samalla myös olla tekemättä kaikkea muuta planeetalla? Toinen tapa ajatella aikaa on, että se on elämäsi - saat vain aikaa, etkä saa sitä tarpeeksi, etkä tiedä, kuinka paljon sitä on jäljellä.
Hyvä tietää
Tosin kummallista kyllä, jos tietäisit, kuinka paljon sinulla on jäljellä, tekisit paljon enemmän suunnittelua ja olisit paljon itsevarmempi, mutta koska kukaan meistä ei tiedä, kuinka kauan meillä on aikaa, toimimme ikään kuin eläisimme ikuisesti ja tuhlaamme päiviä ja vuosia. Mutta ei enää, sillä olette lukemassa tätä raporttia! Ajanhallinnan ydin on selvittää, mikä on tärkeää, ja käyttää sitten mahdollisimman paljon aikaa tärkeisiin asioihin. Useimmat meistä ovat tässä melko huonoja.
Emme vietä aikaa miettimällä, mikä on todella tärkeää, ja vaikka meillä olisikin epämääräisiä ajatuksia siitä, kuten ehkä rakkaistamme, annamme lyhytnäköisyyden, kriisinhallinnan, "kiireen" ja "tärkeyden" sekoittamisen, viivyttelyn, laiskuuden ja muiden ihmisten prioriteettien vetää meidät luontevasti puoleensa. Tiesitkö, että amerikkalainen keskiverto isä viettää päivittäin vain 4 minuuttia lastensa kanssa? Tärkeys" on henkilökohtainen valinta; se liittyy omaan arvoon, ja se riippuu siitä, mitä itse arvostat.
Ehkä jalkapallo on sinulle tärkeää, ehkä ei. Ehkä puutarhanhoito on, ehkä musiikki on. Kukaan muu ei voi kertoa sinulle, mikä on sinulle tärkeää. Tärkeyden lopputulos EI ole se, että teetkö sen - on paljon epäolennaisia asioita, jotka on tehtävä, kuten ruoan ostaminen tai pakkasnesteen laittaminen autoosi - läpäisevätkö ne jotkin aiemmin mainituista testeistä? Ei!
Merkityksen lopputulos on se, kuinka kauan siihen tulisi käyttää aikaa. Sinun tulisi käyttää mahdollisimman paljon aikaasi asioihin, joilla on todella merkitystä. Rikos on sijoittaa liian vähän aikaa tärkeisiin asioihin, koska kaikki aikasi on hukattu epäolennaisiin asioihin. Ja tämän rikoksen vuoksi maksat myöhemmin hinnan, ja hinta on katumus. Kriisi" ei luultavasti ole massiivinen summa päivästänne (no toivottavasti ei! Jos et voi estää toistumista, kehitä järjestelmiä, joiden avulla voit reagoida nopeasti ja helposti. Esimerkiksi palokunta pyrkii minimoimaan tulipalojen tuhoamat kodit sekä ennaltaehkäisemällä että maksimoimalla reagointikykynsä.
Ongelmat" ovat todennäköisesti paljon suurempi osa jokapäiväistä elämääsi, ja se on tärkein osa-alue, johon kannattaa puuttua. Älä tee sitä' on paljon samaa kuin 'hässäkkä', mutta vähemmän kiireellinen. Vaivaa voivat olla keskeytykset, huonosti sujuneet kokoukset, suurin osa sähköposteista, kollegoiden, tiimin ja pomon pyynnöt, ongelmien selvittäminen ja virheiden korjaaminen tai yleiset "ylläpitotehtävät" ja -menettelyt. Voit käyttää viittä strategiaa, joiden avulla voit vähentää näihin pikkujuttuihin kuluvaa aikaa. Mikään niistä ei ole helppo, mutta jos et valitse mitään niistä (tai niiden yhdistelmää ), joudut valitsemaan kuudennen vaihtoehdon: sanot kyllä ja jätät sitten tekemättä. Tämä on huono vaihtoehto! 1 Ei sanominen.
Oletko assertiv
Tämä vaatii itsevarmuutta, mutta kenen elämästä on kyse? Mutta onko itsekästä sanoa ei? Ehkä se on hieman, mutta kuka huolehtii elämästäsi ja ajastasi, jos et tee niin? Ja ehkä henkilö, jolle ajattelet sanoa ei, on myös hieman itsekäs, kun hän painostaa sinua tekemään jotain, mitä et halua tehdä?
- Neuvottelut. Hieman kohteliaampaa kuin kieltäytyminen. On mahdollista neuvotella siitä, että voit käyttää siihen aikaa, että voit tehdä vain osan siitä, että saat apua sen kanssa tai että voit tehdä sen vain kerran. Jos voisit saada tunnin joka viikko, säästäisit 50 tuntia vuodessa - se on enemmän kuin viikko ylimääräistä, joka sinulla saattaa olla elämässäsi vuosittain!
- Delegointi. Tämä ei ehkä ole sinulle vaihtoehto, mutta jos sinulla on ihmisiä, jotka työskentelevät sinulle, tämä on tärkeä vaihtoehto. Delegoi enemmän! Ihmiset suosivat mieluummin pomoja, jotka delegoivat liikaa kuin liian vähän. Valvonta ja tuki sekä annettu tehtävä eivät voi epäonnistua. Kouluta ja valtuuta, ja he saattavat jopa tehdä sen paremmin kuin sinä!
- Se tehdään hyvin. Te perfektionistit ette varmasti nauti tästä, mutta joidenkin tehtävien kohdalla se on järkevää. Älä anna perfektionismin alistaa itseäsi, jotta viettäisit koko päivän näpertelemällä merkityksettömien asioiden kanssa eikä sinulla olisi aikaa tärkeille asioille. Pitäisikö sinun järjestää CD-levyjäsi vai leikkiä lastesi kanssa? Pitäisikö sinun viimeistellä se suunnitelma vai raportoida ensi vuoden strategiasta?
- Viimeinen vaihtoehto, eikä muita ihmisiä ole, olisi tehokkaampien järjestelmien käyttöönotto. Ne voivat olla tietokoneistettuja tai ne voivat olla vain paperilla olevia luetteloita, tai ne voivat olla sellaisia asioita kuin auton avainten säilyttäminen koukussa, kahden turhamaisuuden käyttäminen (yksi valkoisille ja yksi värillisille) tai valmiiksi pakatun matkakassan tekeminen.
Mitä nyt?
Olivatpa toistuvat tehtävät mitä tahansa, ota käyttöön järjestelmä, jonka avulla asia voidaan joko pysäyttää (esim. laminoitu tarkistuslista, paremmat tiedot intranetissä, henkilöstön selkeät vastuualueet) tai nopeuttaa tehtävää (esim. tietokoneella järjestetyt tiedostot, automaattiset Excel-lomakkeet, järjestetty työpöytä). Yleisluettelo kaikista tehtävistä, kaikki kirjattuna yhteen paikkaan. Se voi olla tietokoneella, paperilla, päiväkirjassasi, seinällä, taululla, sillä ei ole väliä, mutta sen pitäisi sisältää kaikki suuret asiat, jotka aiot tehdä, joskus tuntemattomatkin.
Niitä voi olla kaksi, yksi kotiin ja yksi töihin. Päivittäisten tehtävien luettelo. Tämä voi olla paperilla, päiväkirjaan kirjoitettuna tai tietokoneen Outlookin avulla. Nämä ovat pieniä tehtäviä, jotka aiot tehdä nyt. Enintään 10 kohdetta, jotka kirjoitetaan päivittäisenä tapana joko ensimmäiseksi taibetter mielestäni jokaisen päivän lopussa valmistautuneena toiseen.
Sitten voit nukkua rauhassa. Päiväkirja, joka on vaatimaton, on aina mukanasi ja käsittää työn ja kodin. Se voi olla kämmentyyppinen PDA tai paperipäiväkirja, mikä tahansa sopii sinulle. Kirjoita kaikki ylös johonkin näistä kolmesta paikasta. Jos lupaat jotain jollekin, kirjoita se omiin listoihisi. Jos joku lupaa sinulle jotain, selvitä, milloin hän tekee sen, ja kirjoita se päiväkirjaasi seurantaa varten. Kaiken taustalla on kaksi ominaisuutta tai kykyä, jotka ovat väistämättömiä: itsekuri ja itsevarmuus.
Jokainen ongelmasi, kuten jokainen ajanhukka, tulee joko sinusta itsestäsi (itsekurin puute) tai muista ihmisistä (itsekurin puute). Jotenkin sinun on voitettava nämä molemmat. No, minun näkemykseni on, että riittämättömään itsekuriin ja itsevarmuuteen liittyvät ongelmat johtuvat siitä, ettei sinulla ole selkeitä tavoitteita. Jos sinulla ei ole mitään tavoitetta mielessäsi, miksi vaivautua olemaan kurinalainen oman aikasi suhteen tai olemaan itsevarma, jotta voisit puolustaa sitä? Mutta jos sinulla on selkeä tavoite, josta olet innostunut ja jonka haluat määrätietoisesti saavuttaa, sinulla on tarvittava etulyöntiasema sen toteuttamiseen.
Tiesitkö?
Useimmat ihmiset ajelehtivat läpi elämän - ei ihme, että heidän ajankäytön hallinta ei ole hyvä, koska miksi sen pitäisi olla? Elämäntavoitteidesi on katettava sekä koti että työ, ja niiden on sisällettävä asioita, joiden tekemisestä nautit, ja asioita, jotka haluat saavuttaa. Toisin sanoen asioita, joita haluaisit tehdä enemmän nykyisin ja asioita, jotka sinun on tehtävä nykyisin, jotta voit saavuttaa tulevaisuuden tavoitteesi. Pelkkä nauttiminen ilman onnistumisen tunnetta ei riitä pitkällä aikavälillä, eikä elämässä ole kyse myöskään siitä, että saavutat jotakin, mutta sen kustannuksella et nauti itsestäsi.
Nauti ja saavuta
Urheilu on molempien tekemistä! Monet meistä ovat epävarmoja siitä, mitä haluaisimme saavuttaa elämässämme, ja ehkäpä emme ole edes täysin selvillä siitä, mikä tekee meidät onnelliseksi. Ja ne, joilla on strategia, tarkoittavat yleensä, että he haluavat saavuttaa tuloksia työssä ja nauttia työelämän ulkopuolella. Ehdottaisin kuitenkin, että perimmäinen suunnitelma on nauttia sekä työstä että työajan ulkopuolella vietetystä ajasta ja saavuttaa arvokkaita tavoitteita sekä työssä että työn ulkopuolella.
Miten joku voisi tehdä niin? Ratkaisu on kirjoittaa ylös, mitä sinun on saatava aikaan kotona ja töissä, ja kirjoittaa ylös kaikki se, mitä haluat tehdä työssäsi ja sen ulkopuolella. Kirjoita se yksityiskohtaisesti ylös missä tahansa sinulle sopivassa muodossa. Jos sinulla on selkeät tavoitteet kirjattuna ylös, olet ottanut ensimmäisen askeleen kohti niiden saavuttamista. Ja itse asiassa olet tehnyt enemmän kuin alkutoimenpiteen, koska alitajuntasi keskittyy nyt näiden kohteiden saavuttamiseen ilman, että edes tiedät sen tekevän niin. Huomaatte, että asioita tapahtuu ikään kuin sattumalta, mutta se ei ole millään tavalla sattumaa. Joten siinä tapauksessa, että sinulla on selkeät tavoitteet, olet tietoisempi siitä, mikä on olennaista ja mikä ei.
Sinusta tulee itsekurittomampi ja paljon itsevarmempi ajallasi, ja alitajuntasi luo jatkuvasti oikeita pieniä päätöksiä ja tekee sinut tietoiseksi niistä tiedoista, joita tarvitset, jotta pääset elämässäsi sinne, minne sinun on mentävä. Mutta muistakaa, että myös teidän järjestelmiänne tarvitaan. Jos sinulla on sekä tavoitteita että tehokas järjestelmä, jolla hoidat päiväsi päivittäin, niin näet upeita tuloksia. Tavoitteet ilman järjestelmää on johtaa pettymykseen. Järjestelmä ilman tavoitteita on vain surullista!