Zeitmanagement ist lebenswichtig, denn Zeit ist die Grundlage für das, was Sie tun (oder nicht tun!). Wussten Sie, dass Sie jedes Mal, wenn Sie sich entscheiden, etwas zu tun, gleichzeitig entscheiden, alles andere auf diesem Planeten NICHT zu tun? Eine andere Art, über Zeit nachzudenken, ist, dass sie Ihr Leben ist - alles, was Sie bekommen, ist Zeit, nicht genug davon, und Sie wissen nicht, wie viel mehr übrig ist.
Gut zu wissen
Wenn Sie wüssten, wie viel Zeit Ihnen noch bleibt, würden Sie viel mehr planen und durchsetzungsfähiger sein. Da aber niemand von uns weiß, wie viel Zeit uns noch bleibt, tun wir so, als ob wir ewig leben würden, und verschwenden die Tage und Jahre. Aber damit ist jetzt Schluss, denn Sie werden gleich diesen Bericht lesen! Die Essenz des Zeitmanagements besteht darin, herauszufinden, was wichtig ist, und dann so viel Zeit wie möglich mit den wichtigen Dingen zu verbringen. Die meisten von uns sind darin ziemlich schlecht.
Wir verbringen keine Zeit damit, darüber nachzudenken, was wirklich wichtig ist, und selbst wenn wir eine vage Vorstellung davon haben, wie z. B. unsere Lieben, lassen wir uns ganz natürlich von Kurzfristigkeit, Krisenmanagement, der Verwechslung von "dringend" mit "wichtig", Prokrastination, Faulheit und den Prioritäten anderer über unsere eigenen ziehen. Wussten Sie, dass der amerikanische Durchschnittsvater nur 4 Minuten täglich mit seinen Kindern verbringt? Wichtigkeit" ist eine persönliche Entscheidung; sie hat mit Ihrem Wert zu tun und hängt davon ab, was Sie schätzen.
Vielleicht ist Fußball für Sie wichtig, vielleicht auch nicht. Vielleicht ist es die Gartenarbeit, vielleicht ist es die Musik. Niemand sonst kann Ihnen sagen, was für Sie wichtig ist. Das Endergebnis der Wichtigkeit ist NICHT, ob Sie es tun - es gibt viele unwichtige Dinge, die getan werden müssen, wie z. B. Lebensmittel kaufen oder Frostschutzmittel in Ihr Auto füllen - bestehen sie einige der zuvor erwähnten Tests? Nein!
Das Endergebnis der Bedeutung ist, wie viel Zeit Sie dafür aufwenden sollten. Sie sollten so viel Zeit wie möglich auf die Dinge verwenden, die wirklich wichtig sind. Das Vergehen besteht darin, dass man zu wenig Zeit in wichtige Dinge investiert, weil man die ganze Zeit mit unwichtigen Dingen vergeudet hat. Und für dieses Vergehen zahlen Sie später den Preis, und der Preis ist Bedauern. Die "Krise" macht wahrscheinlich keinen großen Teil Ihres Tages aus (das hoffe ich auch nicht!). Wenn Sie Wiederholungen nicht verhindern können, dann entwickeln Sie Systeme, mit denen Sie schnell und einfach reagieren können. Die Feuerwehr zum Beispiel versucht, die Zahl der durch Brände zerstörten Häuser zu minimieren, indem sie sowohl vorbeugt als auch ihre Reaktionsfähigkeit maximiert.
Ärger" ist wahrscheinlich ein viel größerer Teil Ihres täglichen Lebens und ist der wichtigste Bereich, den Sie angehen müssen. Don't do it" ist ähnlich wie "Ärger", aber weniger dringlich. Ärger kann aus Unterbrechungen, schlecht geführten Besprechungen, den meisten E-Mails, Anfragen von Kollegen, dem Team und dem Chef, dem Lösen von Problemen und dem Beheben von Fehlern oder allgemeinen "Wartungsaufgaben" und -verfahren bestehen. Es gibt fünf Strategien, die Sie anwenden können, um die Zeit, die Sie für all diese Kleinigkeiten aufwenden, zu verringern. Keine von ihnen ist einfach, aber wenn Sie sich für keine von ihnen entscheiden (oder für eine Mischung aus ihnen), dann werden Sie die sechste Möglichkeit wählen: Ja sagen und es dann nicht tun. Das ist eine schlechte Alternative! 1 Nein sagen.
Sind Sie durchsetzungsfähig
Das erfordert Durchsetzungsvermögen, aber wessen Leben ist das? Aber ist es egoistisch, Nein zu sagen? Vielleicht ist es das, ein bisschen, aber wer kümmert sich um Ihr Leben und Ihre Zeit, wenn Sie es nicht tun? Und vielleicht ist die Person, zu der Sie Nein sagen wollen, auch ein wenig egoistisch, wenn sie Sie unter Druck setzt, etwas zu tun, was Sie nicht tun wollen?
- Verhandeln. Das ist etwas höflicher als Nein zu sagen. Es ist möglich, darüber zu verhandeln, Zeit dafür aufzuwenden, nur einen Teil davon zu erledigen, sich dabei helfen zu lassen oder es nur einmal zu tun. Wenn Sie jede Woche eine Stunde gewinnen könnten, würden Sie jedes Jahr 50 Stunden einsparen - das ist mehr als eine Woche mehr, die Sie pro Jahr in Ihrem Leben haben könnten!
- Delegieren. Das ist vielleicht keine Option für Sie, aber wenn Sie Leute haben, die für Sie arbeiten, dann ist das eine große Option. Delegieren Sie mehr! Menschen bevorzugen Chefs, die lieber zu viel als zu wenig delegieren. Überwachen und unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter, und die zugewiesene Aufgabe kann nicht scheitern. Bilden Sie Ihre Mitarbeiter aus und befähigen Sie sie, und sie werden es vielleicht sogar besser machen als Sie!
- Es gut machen. Alle Perfektionisten unter euch werden das nicht gerne hören, aber bei manchen Aufgaben ist es sinnvoll. Lassen Sie sich nicht vom Perfektionismus unterkriegen, so dass Sie den ganzen Tag mit unbedeutenden Dingen verbringen und keine Zeit für die wichtigen Dinge haben. Sollen Sie Ihre CDs ordnen oder mit Ihren Kindern spielen? Sollen Sie den Plan perfektionieren oder die Strategie für das nächste Jahr ausarbeiten?
- Die letzte Möglichkeit - und es gibt keine anderen Menschen - wäre, effizientere Systeme zu haben. Das kann ein Computer sein oder auch nur eine Liste auf Papier, oder aber Dinge wie die Aufbewahrung von Autoschlüsseln an einem Haken, die Verwendung von zwei Waschtischen (einer für Weiße und einer für Farbige) oder die Anfertigung einer vorgefertigten Reisetasche.
Was nun?
Was auch immer Ihre sich wiederholenden Aufgaben sind, richten Sie ein System ein, um entweder das Problem zu stoppen (z. B. laminierte Checkliste, bessere Informationen im Intranet, klare Zuständigkeiten der Mitarbeiter) oder die Aufgabe schneller zu erledigen (z. B. geordnete Dateien auf dem PC, automatische Excel-Formulare, organisierter Schreibtisch). Eine Hauptliste mit allen zu erledigenden Aufgaben, die an einem Ort aufgeschrieben wird. Sie kann auf einem Computer, auf Papier, in Ihrem Tagebuch, an der Wand oder auf einem Whiteboard sein, aber sie sollte alle wichtigen, manchmal auch unbekannten Dinge enthalten, die Sie zu tun haben.
Sie könnten zwei davon haben, eine für zu Hause und eine für die Arbeit. Eine Liste der täglich zu erledigenden Aufgaben. Das kann ein kleines Stück Papier sein, oder Sie schreiben es in Ihr Tagebuch, oder Sie verwenden Outlook auf Ihrem PC. Dies sind die kleinen Aufgaben, die Sie jetzt erledigen werden. Maximal 10 Aufgaben, die Sie als tägliche Gewohnheit entweder als Erstes oder am Ende eines jeden Tages aufschreiben, um sie für einen weiteren Tag vorzubereiten.
Dann können Sie ruhig schlafen. Ein bescheidenes Tagebuch, das Sie immer bei sich tragen und das Arbeit und Zuhause umfasst. Auch hier kann es sich um einen Palm-PDA oder ein Papierjournal handeln, was immer für Sie geeignet ist. Schreiben Sie alles an einem dieser drei Orte auf. Wenn Sie jemandem etwas versprechen, notieren Sie es in Ihren eigenen Listen. Wenn Ihnen jemand etwas verspricht, finden Sie heraus, wann er es tun wird, und notieren Sie es in Ihrem Tagebuch, damit Sie es nachhalten können. Allen liegen zwei Eigenschaften oder Fähigkeiten zugrunde, die unverzichtbar sind: Selbstdisziplin und Durchsetzungsvermögen.
Jedes Problem, das Sie haben, z. B. jeder Zeitfresser, kommt entweder von Ihnen selbst (mangelnde Selbstdisziplin) oder von anderen Menschen (mangelndes Durchsetzungsvermögen). Irgendwie müssen Sie beides überwinden. Nun, ich bin der Meinung, dass Probleme mit mangelnder Selbstdisziplin und Durchsetzungsvermögen daher rühren, dass man keine klaren Ziele hat. Wenn Sie kein Ziel vor Augen haben, warum sollten Sie sich die Mühe machen, diszipliniert mit Ihrer Zeit umzugehen oder durchsetzungsfähig zu sein, um sie zu verteidigen? Wenn Sie aber ein klares Ziel vor Augen haben, das Sie begeistert und entschlossen sind, es zu erreichen, dann haben Sie den nötigen Vorsprung, um es zu verwirklichen.
Wussten Sie das?
Die meisten Menschen lassen sich durchs Leben treiben - kein Wunder, dass ihr Zeitmanagement nicht besonders gut ist, denn warum sollte es das sein? Ihre Lebensziele müssen sich sowohl auf Ihr Privatleben als auch auf Ihre Arbeit beziehen, und sie müssen Dinge beinhalten, die Sie gerne tun, und Dinge, die Sie erreichen wollen. Das heißt, Dinge, die Sie in der Gegenwart gerne mehr tun würden, und Dinge, die Sie in der Gegenwart tun müssen, um die Ziele, die Sie in der Zukunft haben, zu erreichen. Sich nur zu amüsieren, ohne das Gefühl zu haben, etwas erreicht zu haben, wird auf Dauer nicht ausreichen, und etwas zu erreichen, ohne es zu genießen, ist auch nicht das, worum es im Leben geht.
Genießen und Erreichen
Der Sport ist, beides zu tun! Viele von uns sind sich nicht sicher, was sie im Leben erreichen wollen, und wissen vielleicht nicht einmal genau, was sie glücklich macht. Und diejenigen, die eine Strategie haben, wollen in der Regel bei der Arbeit etwas erreichen und in der Freizeit Spaß haben. Aber ich würde vorschlagen, dass der ultimative Plan darin besteht, sowohl die Arbeit als auch die Zeit außerhalb der Arbeit zu genießen und sowohl bei der Arbeit als auch außerhalb der Arbeit lohnende Ziele zu erreichen.
Wie sollte man also vorgehen? Nun, die Lösung besteht darin, aufzuschreiben, was Sie zu Hause und bei der Arbeit erledigen müssen, und alles aufzuschreiben, was Sie in Ihrem Beruf und außerhalb Ihres Berufs gerne tun. Schreiben Sie alles detailliert auf, und zwar in einem Format, das für Sie geeignet ist. Wenn Sie klare Ziele aufgeschrieben haben, dann haben Sie den ersten Schritt getan, um sie zu erreichen. Und Sie haben sogar mehr als nur den ersten Schritt getan, denn Ihr Unterbewusstsein wird sich nun auf die Erreichung dieser Ziele konzentrieren, ohne dass Sie es merken. Sie werden feststellen, dass die Dinge wie zufällig geschehen, aber es ist in keiner Weise Zufall. Wenn Sie also klare Ziele haben, wissen Sie besser, was wichtig ist und was nicht.
Sie werden disziplinierter und durchsetzungsfähiger in Ihrer Zeit, und Ihr Unterbewußtsein wird kleine Entscheidungen treffen, die ständig richtig sind und Sie auf die Informationen aufmerksam machen, die Sie brauchen, um Ihr Ziel im Leben zu erreichen. Aber denken Sie daran, dass auch Ihre Systeme erforderlich sind. Wenn Sie sowohl Ziele als auch ein effizientes System zur Bewältigung Ihres Tages haben, werden Sie wunderbare Ergebnisse sehen. Ziele ohne System werden zu Enttäuschungen führen. Ein System ohne Ziele ist einfach nur traurig!